Vorlagen dienen beim Anlegen neuer Dokumente als Absprungbasis und haben verschiedene Einstellungen, wie Farbschema, Standardschriftart etc. vordefiniert. Somit machen sie sich unverzichtbar für das Corporate Design einer Firma. Vorlagen können in allen gängigen Officeanwendungen angelegt werden.
Von formelbasierten Lösungen in Excel spricht man wenn eine Arbeitsmappe mit Excel-internen Formeln / Funktionen vorbereitet wird. Der Anwender hat in der Regel nur Zugriff auf bestimmte Zellen oder Blätter. Dort trägt er seine Daten ein und die konfigurierten Zellen / Blätter verarbeiten diese und geben sie aus.
Da keine Makros verwendet werden, ist diese Art der Lösung auf allen Systemumgebungen einsetzbar.
Mit VBA Makros können Ihre Routineaufgaben in einem Programm umgesetzt werden. Die Makros sind dabei nicht auf Excel beschränkt, sondern können auch bei anderen Anwendungen wie Word, Outlook und auch Office-fremden Anwendungen eingesetzt werden.
VBA Makros sind i.d.R. in den jeweiligen Dateien integriert und benötigen daher keine gesonderte Lizenz. Sie müssen jedoch in den Optionen zugelassen werden.
Die nächste Stufe sind die eigenständigen Programme. Im Vergleich zu VBA Makros sind diese nicht in eine Datei integriert. Dadurch ergibt sich der Vorteil, dass, z.B. beim Verarbeiten von CSV-Dateien, auf ein weiteres Programm verzichtet werden kann. Das spart Lizenzen.
Ihre Mitarbeiter erfassen Ihre Zeiten mit Excel. Mit einer einfachen Tabelle entstehen schnell Fehleingaben, die Tabellen werden manuell und uneinheitlich an die Abrechungsverantwortlichen weitergeleitet und die anschließende Verarbeitung erfolgt ebenfalls per Hand.
Aus einer Vorlage heraus legt jeder Mitarbeiter jeden Monat seinen Arbeitszeitnachweis an. In dem Tabellenblatt ist die Aufbereitung für die Abrechnung automatisch hinterlegt und schreibgeschützt. Bei Bedarf kann ein VBA Makro hinterlegt werden, welches auf Knopfdruck automatisch die Datei per Email an eine definierte Emailadresse schickt.
Eine Maschine schreib für jeden Arbeitsgang mehrere Kennwerte wie z.B. Beginn, Ende, User und Stückzahl fortlaufend in eine Textdatei auf einen USB-Stick. Pro Arbeitstag wird eine Datei erstellt. Die Daten sollen ausgewertet und verschiedene KPI bestimmt werden
Nach einer bestimmten Zeit nimmt ein Mitarbeiter den Stick und importiert die einzelnen Textdateien in eine Exceltabelle. Anschließend erstellt er aus den zusammengetragenen Daten eine Auswertung über verschiedene KPI.
Der Mitarbeiter nimmt den Stick, startet eigenständiges Programm und erhält wenige Sekunden später eine Exceldatei, in der sowohl die zusammengefassten Ausgangsdaten wie auch die ausgewerteten KPI enthalten sind.
Nach Einführung eines ERP-Systems sollen die bisherigen Produktdaten aus verschiedenen Excellisten migriert werden.
Die Daten für jedes Produkt müssen manuell aus den Listen im ERP-System eingetragen werden, da die Strukturierung der Excellisten nicht für den automatischen Import geeignet ist.
Ein VBA Makro übernimmt die Umstrukturierung der Daten und erzeugt automatisch Dateien, die für den Import geeignet sind.
weitere Beispiele folgen in Kürze